Angebote schreiben - wie? warum? wozu?

Dieser Artikel gibt Ihnen einen kleinen Einblick in die Überlegungen eines Kunden, wenn er (vielleicht sogar zum ersten Mal) mit einer Firma Kontakt aufnimmt.
Wir haben mit vielen Firmen und auch deren Kunden gesprochen. Wir haben gefragt, was denn für sie wichtig ist, wenn es darum geht, eine Leistung in Anspruch zu nehmen - sei es jetzt das Neu-Verfliesen eines Badezimmers, eine Elektroinstallation für einen Neubau oder auch ein neues Zahnimplantat.

Warum sollte man überhaupt Angebote schreiben?

Zuerst kommt das Angebot, danach Auftrag und Rechnung

Diese Frage stellen sich viele Firmen und als Kunde merkt man das leider oft recht schnell. Als Kunde erhält man dann nur einen handgeschriebenen (oft kaum lesbaren) Zettel oder einen lieblosen Ausdruck der offensichtlich im Textverarbeitungsprogramm ohne Rücksicht auf Rechtschreibfehler und Form zusammenkopiert wurde.
Dabei ist das Angebot der erste und man könnte sogar sagen, der wichtigste Schritt zu einer neuen erfolgreichen Kundenbeziehung.
Ohne Angebot gibts meist keinen Auftrag. Und ohne Auftrag kann man nichts verrechnen.

Was ist damit gemeint?

Das Angebot ist Ihre erste Arbeitsprobe.
Das heißt, wenn Sie dem Kunden Ihre Arbeitsleistung sauber und transparent darlegen können, dann hat der Kunde bereits den ersten positiven Eindruck, was er denn bei Auftragserteilung zu erwarten hat.
Umfragen haben ergeben, auf welche Kriterien hier besonders geachtet wird:

  • Eine saubere und nachvollziehbare Kostenstruktur
  • Eine ausreichende und genaue Beschreibung der Leistungen
  • Eine professionelle Form und Darstellung
  • Keine Rechtschreibfehler oder sogar Rechenfehler
  • Kurze Wartezeiten bis das Angebot beim Kunden ist
  • Und natürlich: Das Auftreten vor Ort beim Kunden

Im Folgenden werden wir kurz die einzelnen Punkte beleuchten.

Nachvollziehbare Kostenstruktur und Beschreibung der Leistung

Angebotsstruktur: Beschreibung Ihrer Tätigkeit, Aufschlüsselung der Kosten

Kein Kunde möchte die Katze im Sack kaufen.
Als Firma sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass sich der Kunde in Ihrer Branche nicht so gut auskennt.
Das bedeutet:

  • Vermeiden Sie Abkürzungen oder Spezialbegriffe, denn es könnte sein, dass für Sie alltägliche Begriffe Ihrem Kunden nicht bekannt sind. Ihr Kunde sollte nicht erst eine Suchmaschine bemühen müssen, um rauszufinden was Sie ihm anbieten.
  • Erklären Sie Ihre Leistung und Ihr Vorgehensmodell. Der Kunde möchte wissen, was er zu erwarten hat, wenn er Sie beauftragt: Was bekommt er von Ihnen? Wie erbringen Sie Ihre Leistungen? Was muss er dabei tun?
  • Aufschlüsseln der Kosten. Sie befinden sich in einer ständigen Benchmarking Situation und werden von Ihren Kunden immer mit anderen Anbietern verglichen. Die Befragungen zeigen eindeutig, dass eine transparente Kostenstruktur hier einen deutlichen Sympathie-Bonus bringt, der nicht zu unterschätzen ist. Kunden sind hierbei durchaus bereit für Leistungen mehr zu bezahlen, wenn Sie klar darlegen, welche (besseren) Leistungen er dafür erhält.

Form und Darstellung

So sollte kein Angebot aussehen

Wie bereits beschrieben: Es zählt immer der erste Eindruck!
Das fängt bereits beim Briefpapier mit einem farbigen und professionell gestalteten Briefkopf und -fuß an. Achten Sie darauf, dass alles ein stimmiges Bild ergibt (Verwendung der gleichen Logos wie z.B. auf Ihrer Homepage oder dem Firmenwagen, gleiches bzw. daran angepasstes Farbschema, ...). Alles zusammen zeigt Ihrem Kunden, dass Sie immer das gesamte Bild sehen, aber Ihnen auch Details wichtig sind.

Nun zur Form des eigentlichen Inhalts:
Achten Sie stets darauf, gleiche Einrückungen und gleiche Schriftgrößen und Schriftarten zu verwenden.
Besonders häufig findet man diese unschönen Elemente, wenn mit Textverarbeitungsprogrammen gearbeitet und das Angebot aus unterschiedlichen Quellen zusammenkopiert wird. Menschen sind Struktur gewohnt und wollen diese auch in Ihren Angeboten wieder finden. Wenn dann die aufgeführten Beträge einmal mit Kommastellen, einmal ohne Kommastellen, einmal um 2mm nach rechts verschoben dargestellt werden, wirkt dies unruhig und wenig professionell.
Besonders Rechtschreibfehler oder - noch schlimmer - Rechenfehler werfen hier ein besonders ungutes Licht auf Ihre erste Arbeit (Ihr Angebot), die Sie dem Kunden geliefert haben.
Nehmen Sie sich die Zeit, es sind oft die Kleinigkeiten, die zählen.

Ihr Auftreten beim Kunden und die Wartezeiten

Oberster Grundsatz: Behandeln Sie Ihren Kunden so, wie Sie auch behandelt werden wollen!
Seien Sie freundlich und verwenden Sie die Worte bitte und danke. Dies mag jetzt witzig klingen, doch besonders im Handwerks-Gewerbe wird gerne mal darauf "vergessen".
Achten Sie auch auf angemessene Kleidung - natürlich würde ein Anzug bei einem Handwerker fehl am Platz wirken. Aber ein sauberes Arbeitsgewand vermittelt auch ein anderes Bild als abgerissene Jeans oder ein ärmelloses T-Shirt!

Zum Thema Wartezeiten:
In der heutigen Zeit wird ungern auf etwas gewartet. Und Überraschungen sind ebenfalls nicht jedermanns Sache.
Was ist damit gemeint? Natürlich geht es hier um den Preis.
Jeder Kunde stellt immer die gleiche Frage: Was wirds kosten?
Im Idealfall können Sie bereits im ersten Kundengespräch hier eine (hoffentlich realistische) Antwort darauf geben. Und nun kommt auch der Punkt, an dem Sie Ihre Beauftragungschancen maßgeblich steigern können: Achten Sie auf die Reaktion Ihres Kunden. Sie können daraus gleich ablesen ob der Preis für Ihn OK ist oder ob Sie eventuell ein Stockwerk über den Erwartungen liegen. Sie haben jetzt die einmalige Chance mit dem Kunden zu verhandeln und beispielsweise zu argumentieren, warum es soviel kostet oder gemeinsam eine günstigere Lösung zu finden.
Wenn Sie ihm das Angebot jedoch erst 3 Wochen später zusenden, haben Sie diese Chance vertan.

Conclusio

Viele der hier genannten Punkte sind sicher auch Ihnen selbst schon widerfahren und Sie haben sich wahrscheinlich auch über das eine oder andere geärgert.

Aus genau diesem Grund haben wir mit design2budget eine Plattform geschaffen, wo wir auf diese erste und wichtige Angebotsphase großen Wert gelegt haben.
Einige Dinge können wir Ihnen leider nicht abnehmen, aber bei vielen Dingen können wir Sie damit unterstützen. Und Ihre Kunden werden es Ihnen danken!

probieren Sie es aus

Über den Autor

Ing. Leo Eibler ist Geschäftsführer und Inhaber von cubic zebra.
Durch seine langjährige Praxis im Bereich IT und Geschäftsprozesse hatte er schon mit vielen Unternehmen aus unterschiedlichsten Bereichen zu tun. Besonders in den Handwerks-Gewerben können IT gestützte Prozesse einen hohen Mehrwert bieten. Aus diesem Grund hat er auch die Plattform design2budget ins Leben gerufen.